CASESTUDIE
RUN-TIGER
Amazon-exporten omgezet naar maandelijkse Minimax-verzamelnota's voor boekhouding en voorraad.
Overzicht
- Branche: Internationale e-commerce (Amazon marketplace)
- Opgeleverd: Webapp die Amazon-exporten omzet naar Minimax “zbirni račun” (maandelijkse verzamelnota’s)
- Rol: Architectuur, implementatie, boekhoudkundige mapping
- Integratiepunten: Amazon-CSV-exports (EU OSS / VS / CA), Minimax OAuth2 + REST API (klanten, artikelen, uitgereikte facturen)
- Status: Interne tool in productie
Context
RUN-TIGER verkoopt wereldwijd via Amazon. Voor boekhouding en voorraadbeheer moeten verkopen en refunds in Minimax op een gestructureerde, controleerbare manier worden weergegeven. Amazon levert exportrapporten, maar die moeten eerst worden genormaliseerd, geaggregeerd en voorzien van boekhoudlogica voordat ze als ERP-documenten kunnen worden geboekt.
Probleem
- Factureren per bestelling is operationeel niet haalbaar bij het Amazon-volume.
- De boekhouding vereist maandelijkse aggregatie en scheiding per land/markt.
- EU OSS vereist strikte filtering en btw-afhandeling per land.
- Niet-EU-exporten vereisen 0% btw en conforme factuuromschrijvingen.
- Minimax vereist stabiele klant-/artikelreferenties voor deterministisch boeken.
Projectdoelen
- Maandelijkse Minimax-verzamelnota’s maken op basis van Amazon-exporten.
- Regels aggregeren per SKU (plus verzendregels waar van toepassing).
- Refunds als aparte documenten verwerken met negatieve aantallen.
- Ontbrekende Minimax-masterdata (klanten, placeholder-artikelen) automatisch aanmaken indien nodig.
- Meerdere exportformaten ondersteunen (EU OSS, VS, CA) met een lichte workflow.
Oplossingsoverzicht
We hebben een kleine upload-app gebouwd die:
- Accepteert regio-specifieke Amazon-CSV-exports (EU/VS/CA) via een minimale UI.
- Normaliseert en aggregeert rapportregels per land/markt en SKU.
- Maakt Minimax-klanten per markt aan of hergebruikt ze (bijv. `am_XX`).
- Zorgt dat SKU’s bestaan als Minimax-artikelen (maakt placeholders aan voor onbekende SKU’s).
- Boekt uitgereikte Minimax-facturen voor de vorige maand met juiste valuta/wisselkoersen en btw-logica.
Architectuur & Technische aanpak
Invoer en parsing
- EU OSS-export: filtert op het juiste schema, sluit kopers met btw-nummer uit en groepeert per land van aankomst.
- VS/CA-exporten: parseert settlement-achtige rijen en aggregeert verkopen/refunds per SKU.
Aggregatiemodel
- Verkopen en refunds worden gesplitst in aparte buckets.
- SKU-totalen worden geaggregeerd tot één Minimax-factuurregel per SKU.
- Verzendcredits kunnen worden gemapt naar een aparte verzend-SKU-regel.
Minimax posting
- Maakt/hergebruikt klanten per markt (`am_XX`).
- Haalt wisselkoersen op voor de periode-einddatum en past de factuurwisselkoers toe.
- Boekt `InvoiceType = R` uitgereikte facturen met een maandelijkse periode (`DateTransactionFrom` → `DateTransaction`).
- Past btw-regels toe per flow (EU OSS vs export) en koppelt een magazijn voor voorraadtracking.
Technologiestack
- PHP (upload UI, CSV parsing, aggregation)
- Minimax OAuth2 + REST API
- Composer-dependencies (PhpSpreadsheet beschikbaar)
- Basistoegangsbeveiliging via `.htaccess` / `.htpasswd`
Resultaten en impact
- Schone maandelijkse Minimax-documenten in plaats van ruis per bestelling.
- Consistente verwerking van verkopen en refunds over regio’s heen.
- Snellere boekhouding en betrouwbaardere voorraad-/boekhoudworkflows.
- Ontbrekende masterdata (klant/SKU) blokkeert het boeken niet meer.
Samenvatting
Deze tool zet Amazon marketplace-exporten om naar maandelijkse Minimax-verzamelnota’s, met ondersteuning voor regio-specifieke formaten, EU OSS-filtering, valuta-/wisselkoerslogica, btw-regels en masterdata-aanmaak — gebouwd voor internationale e-commerceboekhouding en voorraadtracking.